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Sécurité, Renseignements Personnels & Confidentialité


Énoncé de Confidentialité


Hooper-Holmes Canada Limitée («Hooper-Holmes») vous souhaite la bienvenue sur son site web («le site Web»). En accédant à toutes les sections du site www.hooperholmes.ca (ou www.portamedic.ca), l'utilisateur confirme avoir compris les présentes modalités d'utilisation et accepte les termes, les conditions et les responsabilités énoncés ci-après.

Énoncé général


En raison de la nature des services que nous fournissons à l'industrie de l'assurance, nous devons recueillir des renseignements personnels concernant les clients dont nous traitons les dossiers. Sans cet échange de renseignements, il serait impossible pour les clients désirant obtenir des services en matière d'assurance et autres, d'aller jusqu'au bout du processus de tarification et du traitement de leurs dossiers.

La protection des renseignements personnels est donc une priorité pour nous et nous sommes tout à fait conscients de nos responsabilités lorsque nous recueillons, conservons et utilisons les renseignements personnels de nos clients. Pour ce faire, nous avons élaboré une politique de confidentialité qui souligne notre engagement envers la protection, la confidentialité et la sécurité de ses renseignements.

Bien que la législation relative à la protection de la vie privée soit assez récente, Hooper-Holmes, ainsi que toutes ses divisions et ses filiales, se sont engagées depuis longtemps à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels de toute personne physique identifiable.

Comme notre clientèle se situe dans différentes régions et différents territoires du Canada et de l'Amérique du Nord, nous devons nous assurer que toutes les lois et tous les règlements, concernant la protection de la vie privée, soient respectés. Nous nous assurons de toujours respecter ces différentes lois, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et différentes lois provinciales sur la protection de la vie privée ainsi que les lois provinciales concernant les renseignements sur les consommateurs. De plus, nous nous conformons à la Loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) en vigueur aux États-Unis d'Amérique.

Politique de confidentialité


La présente politique de confidentialité divulgue les pratiques, relatives à la protection de la vie privée, qui ont été adoptées par Hooper-Holmes et son site Web. Notre site Web a été conçu de manière à ce que les renseignements signalétiques personnels ne soient pas accessibles au grand public. Ce site Web est sécurisé grâce à la technologie de chiffrement SSL conforme aux normes de l'industrie et son accès est protégé par un nom d'utilisateur et un mot de passe. De plus, certaines pages du site Web sont protégées par des dispositifs de sécurité supplémentaires.

Depuis très longtemps, Hooper-Holmes honore son engagement à assurer la confidentialité des renseignements personnels et à protéger la vie privée de ses clients. Cette tradition de confiance et de respect absolu de la vie privée est perpétuée jour après jour.

  • Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin pour vous servir et pour servir vos clients.
  • Nous nous conformons aux législations fédérales et provinciales relatives à la protection de la vie privée et aux directives sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels, telles qu'énoncées par l'Association canadienne des compagnies d'assurances de personnes.
  • Les renseignements personnels que nous recueillons sont uniquement utilisés aux fins énumérées sur le consentement éclairé que le client obtient au moment de la demande d'assurance.
  • Nous ne communiquons à personne les renseignements personnels de nos clients sauf si nos clients y ont consenti ou si la loi l'exige.
  • Nous ne divulguons les renseignements personnels à aucune autre tierce partie, ni ne faisons savoir qu'ils existent ou qu'ils sont utilisés.
  • Les renseignements personnels qui ont été traités sont stockés dans une base de données sécurisée et confidentielle, dont l'accès est restreint. Tous ces renseignements sont conservés que le temps nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
  • Nous faisons tout notre possible pour nous assurer que les renseignements sont précis et complets.


Hooper-Holmes se conforme aux dix principes de confidentialité qui sont fondés sur la législation fédérale concernant la protection de la vie privée - la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

  1. Responsabilité - Hooper-Holmes est responsable des renseignements personnels qu'elle recueille et gère. L’agent en chef de la protection de la vie privée est responsable des politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels et doit aussi assurer le respect continu des principes de confidentialité et de la Loi.
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements - Il appartient à votre agent d'assurance ou à votre courtier de déterminer les fins pour lesquelles les renseignements personnels seront recueillis. Ces fins sont énumérées dans un consentement (ou autorisation) que vous signerez au moment de votre demande d'assurance-vie ou d'assurance-invalidité ou de n'importe quelle autre assurance de ce type.
  3. Consentement - Hooper-Holmes ne recueillera pas, n'utilisera pas et ne communiquera pas vos renseignements personnels sans votre consentement. Obtenir un tel consentement avant que tout service ne soit commandé est une pratique largement acceptée que les compagnies d'assurances utilisent. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, mais aussi verbalement, par voie électronique ou par l'entremise de votre agent d'assurance ou de votre courtier.
  4. Limitation de la collecte - Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires aux fins listées dans votre consentement, et ce, par des moyens honnêtes et licites; nous ne recueillerons que les renseignements personnels. En général, les renseignements personnels comprennent (mais sans limites) les renseignements personnels, médicaux ou financiers nécessaires à la compagnie d'assurance pour évaluer et prendre en charge le « risque » de manière honnête et impartiale.
  5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation - Vos renseignements personnels ne peuvent être utilisés ou communiqués que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Ils ne peuvent être communiqués qu'à la compagnie d'assurance pour laquelle vous avez donné votre consentement ou uniquement aux fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement, sauf dans les cas d'exception stipulés dans la LPRPDE. Une copie de tout renseignement personnel peut être conservée aussi longtemps qu'il le sera nécessaire pour la réalisation des fins déterminées (en général pas plus de 90 jours).
  6. Exactitude - Hooper-Holmes met en place toutes les mesures nécessaires pour vous assurer que tous les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons soient aussi exacts, complets et mis à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  7. Mesures de sécurité - Hooper-Holmes se fait un devoir de protéger tous vos renseignements personnels à l'aide de dispositifs de protection adaptés à la sensibilité de ces renseignements. Tout employé, tout représentant ou toute partie contractante agissant pour le compte de la compagnie d'assurance ou au nom de la compagnie d'assurance doit se conformer aux termes de la présente politique de confidentialité. Aucun employé, aucun représentant ou aucune partie contractante de la compagnie d'assurance n'aura accès à vos renseignements personnels, sauf si cela est nécessaire à l'exercice de leurs responsabilités ou fonctions et uniquement en cas de nécessité absolue.
  8. Transparence - Les renseignements relatifs à notre politique de confidentialité et pratiques doivent être disponibles sur demande.
  9. Accès aux renseignements personnels - Sur votre demande écrite, nous devons vous informer de l'existence des renseignements personnels vous concernant, de la façon dont nous les utilisons, de même que si nous les communiquons à de tierces parties. Vous avez aussi le droit d'accéder à tout renseignement que nous avons à propos de vous, sauf dans certains cas tels que spécifiés par la LPRPDE. Vous pouvez aussi vérifier l'exactitude et l'intégralité de vos renseignements personnels et demander qu'ils soient modifiés si cela est nécessaire.
  10. Demandes de renseignements, plaintes et résolution - Vous pouvez communiquer avec nous si vous avez des questions, des plaintes ou des préoccupations à propos de notre politique et de nos pratiques en matière de confidentialité des renseignements personnels. Vous trouverez des renseignements sur ce site Web et vous trouverez nos coordonnées en cliquant sur «Contactez-nous».

Renseignements recueillis


Lorsque vous visitez le site Web de Hooper-Holmes, certains renseignements techniques sont recueillis à partir du navigateur de votre ordinateur. Ces renseignements comprennent : le temps passé sur le site par un visiteur avec un identificateur Internet unique, les pages consultées, le système d'exploitation, le navigateur utilisé et l'adresse IP de contact. Ces registres du serveur ne contiennent aucun renseignement personnel et seulement Hooper-Holmes peut accéder à ces registres. Ces registres du serveur sont utilisés uniquement pour suivre les visites effectuées sur notre site et améliorer le contenu, la mise en page et la fonctionnalité de notre site Web. Nous recueillons aussi l'enregistrement utilisateur et conservons ces renseignements aux fins de précision et de sécurité.

Les renseignements que vous nous fournissez, concernant des demandeurs pour lesquels un service est nécessaire, sont entièrement sécurisés. Nous ne vendons, ni ne distribuons ces renseignements à aucune autre personne et personne n'a la possibilité d'accéder à ces renseignements.

Ce site Web est sécurisé grâce à la technologie de chiffrement SSL, conforme aux normes de l'industrie et compatible avec les navigateurs Netscape et Internet Explorer. Il se peut que vous ayez à améliorer votre navigateur pour pouvoir utiliser ce site Web. Vous pouvez mettre à jour votre navigateur en utilisant les hyperliens qui sont proposés dans ce site Web, et ce, à votre entière discrétion.

Durant l'exécution des services demandés par la compagnie d'assurance et/ou pour le compte de la compagnie d'assurance, il est possible que des renseignements personnels, médicaux ou financiers spécifiques soient divulgués à la compagnie d'assurance afin que cette dernière puisse évaluer le « risque ». Le client doit fournir un consentement éclairé lorsqu'une demande d'assurance-vie ou d'assurance-invalidité ou de n'importe quelle autre assurance de ce type est faite. Les renseignements personnels ne sont soumis qu'à la compagnie auprès de laquelle une personne identifiable a fait une demande d'assurance-vie ou d'assurance-invalidité ou de n'importe quelle autre assurance de ce type. Hooper-Holmes ne divulguera de renseignements à aucune autre personne, organisation ou entité sans avoir d'abord obtenu le consentement (exprès ou tacite) de la personne identifiable.

Tout renseignement spécifique relatif à la tarification, à l'évaluation du risque, aux demandes formulées par la compagnie, etc., doit être obtenu par l'entremise d'un agent autorisé ou courtier.

Changements relatifs à notre politique de confidentialité


Si nous décidons de modifier notre politique de confidentialité, nous afficherons ces changements sur notre site Web. Vous pourrez ainsi vous tenir au courant des renseignements que nous recueillons et conservons, la manière dont nous les utilisons et si ces renseignements peuvent être divulgués à toute autre tierce partie.

Nous contacter


Si vous avez des questions ou des commentaires à propos de notre politique de confidentialité, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@hooperholmes.ca Cette adresse courriel est protégée contre les robots des polluposteurs, vous devez activer Javascript pour la voir.

Vous pouvez aussi nous écrire:

Hooper-Holmes Canada Limitée
Chief Privacy Officer
1059 McNicoll Avenue
Scarborough, Ontario M1W 3W6

Lois applicables et compétence


Hooper-Holmes Canada Limitée contrôle ce site Web à partir de ses bureaux situés dans la province de l'Ontario, Canada. Tous les utilisateurs de toutes les provinces et de tous les territoires du Canada, ainsi que d'autres pays à travers le monde, peuvent accéder à ce site Web. Étant donné que chaque province et chacun de ces territoires et pays sont gouvernés par des lois qui peuvent différer des lois gouvernant la province de l'Ontario, les utilisateurs acceptent, en accédant à ce site Web, que toutes les questions afférentes à l'accès à ce site Web ou à son utilisation soient régies par les lois de la province de l'Ontario ainsi que par toutes les lois fédérales du Canada en vigueur à cet égard.

Les utilisateurs acceptent aussi de s'en remettre à la compétence personnelle exclusive des tribunaux et lieux de procès de la province de l'Ontario et reconnaissent qu'ils le font de leur propre volonté et qu'il est de leur responsabilité de se conformer aux lois locales en vigueur.

Nous tenons à rappeler aux utilisateurs que les renseignements personnels concernant toute personne identifiable sont confidentiels et ne peuvent être utilisés qu'avec le consentement de cette personne identifiable, tel que stipulé dans la Loi fédérale canadienne sur la confidentialité ou dans les lois sur la confidentialité, suivant le cas.

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La division d'entrevue téléphonique offrant les services de renseignements électroniques

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